oops.jpgQuel est le problème ? Vous êtes dans la rue et tout à coup vous vous dites « Je dois passer commande ce soir des billets pour le concert de ... ». Vous rentrez à votre bureau ou le soir chez vous et bien sûr vous oubliez de passer commande des billets.

Vous rentrez chez vous après avoir fait vos courses, et tout à coup vous vous souvenez que vous deviez acheter des piles, et vous ne savez que répondre à votre enfant qui vous demande « Tu as pensé à acheter les piles pour mon nouveau jouet ?».

On pourrait dire que le cerveau a une mémoire vive limitée et que s'en servir pour stocker une liste de tâches est un peu stupide.

Il ne faut pas saturer le cerveau de choses inutiles et notamment lui demander de nous rappeler de faire telle ou telle chose. Ces pensées nous parasitent continuellement et de plus le cerveau est très mauvais pour ce genre de choses. Il n'a qu'une faible gestion des priorités, au fond, toute tâche est à peu près d'importance égale. Il n'a pas de conscience du moment propice pour faire telle chose, il a la facheuse manie de nous rappeler une tâche à faire au moment où on ne peut pas effectuer la tâche, le contexte n'étant pas le bon.

Quelle est la solution ?

Utiliser un outil "à faible teneur en technologie" de saisie systématique de vos pensées, pour noter constamment les idées qui vous traversent la tête.

lac-buttes-chaumont.jpgCette démarche est notamment utilisée dans les méthodes GTD (Getting Things Done) et ZTD (Zen to Done), voir plus bas pour plus d'informations.

L'un des objectifs de GTD/ZTD est d'avoir "l'esprit comme l'eau" c'est à dire le cerveau concentré sur l'action en cours et non pas occupé à conserver en mémoire des tâches à faire, des idées...

Pour cela il faut noter ces tâches, idées... dans un système externe fiable. Cela peut être un outil de gestion de tâches, un simple carnet, peu importe. Par exemple, moi j'utilise le module http://orgmode.org/, mais j'y reviendrai dans un autre article. L'important est que le cerveau puisse déléguer à ce système l'activité de suivi des tâches. Plus le système est fiable, moins le cerveau aura tendance à s'occuper de conserver lui-mêmes les idées.

Un point essentiel est de pouvoir collecter les idées qui passent en toute circonstance. On pense à une chose à faire, si on ne peut pas la faire immédiatement, on la note. Mais si on utilise un logiciel que faire si on n'est pas sur l'ordinateur ? En complément de son système de suivi de tâches, il faut disposer d'un outil permettant la saisie des idées à tout moment, en tous lieux et sans le moins de contrainte possible.

Quel outil ?

Léo Babauta conseille de porter constamment un petit carnet permettant de noter toutes les tâches, idées, projets, ou d’autres informations qui nous viennent à l’esprit. Il faut choisir l'outil le plus simple, que l'on peut transporter partout. De retour chez soi (ou au bureau) on reporte dans notre outil de gestion de tâche ce que l'on a noté dans notre petit carnet.

Il faut utiliser :

  • un carnet de petite taille à feuilles détachables, qui tient par exemple dans la poche arrière d'un jean, la poche intérieure d'une veste ou dans un petit sac
  • un simple stylo (sans bouchon) à bouton-poussoir

Un PDA (assistant numérique personnel) ne convient pas. Il peut être à court de batterie, et même s'il fonctionne il faut l'allumer, aller dans l'application de saisie de notes... Cela prend beaucoup trop de temps et risque de vous décourager de noter constamment.

Il vaut mieux un petit carnet, qui peut entrer dans la plus petite de vos poches par exemple, avec un simple stylo.

On peut choisir par exemple un simple bloc de bureau de taille 85 x 120 mm (type Rodia ou autre marque) qui doit couter 1,50 € et un style bille. Ou encore un carnet Clairefontaine 9x14 cm. Un tel carnet tient dans la poche arrière d'un jean par exemple.

Ceci dit, il vaut mieux, même si c'est plus cher, choisir un modèle qui nous plait (par sa couleur, forme, texture...). On utilise d'autant plus un outil qu'on a plaisir à son usage.

Pendant longtemps j'ai utilisé un carnet Clairefontaine mais récemment je suis passé au carnet Moleskine noir 65 x 105 mm (je crois que c'est le plus petit des formats pour ces carnets) J'apprécie vraiment la texture de ce carnet et j'ai l'impression que ça m'aide à l'utiliser. Pour le stylo j'utilise un simple stylo bille 4 couleurs BIC. Les 4 couleurs ne sont pas utiles pour le carnet moleskine mais je les utilise lorsque je fais des cartes d'idées sur papier.

Un conseil utile pour le choix du carnet concerne la facilité de détacher des feuilles. En effet, nous allons noter dans ce carnet des choses qui sont destinées à être ensuite soit transférées dans un autre outil, soit traitées rapidement. À priori il n'y a pas besoin de conserver dans le carnet ce que l'on a noté. Pour rendre la saisie plus rapide, autant barrer au fur et à mesure les entrées que l'on a transférées et enlever les pages pleines. Ainsi, lorsqu'on veut saisir quelque chose on trouve rapidement la première page disponible. Alors, autant prendre un carnet dont les pages se détachent facilement. Ce qui est justement le cas des carnets Moleskine.

Mon carnet ?

Voici une photo de mon carnet. carnet-moleskine.jpg

J'ai parlé précédemment de "système fiable". Un carnet peut être perdu, il faut donc mettre en première page du carnet son adresse. Ainsi, on pourra vous renvoyer le carnet si vous le perdez.

Si vous utilisez un autre système n'hésitez pas à le décrire.

Au sujet de GTD (Getting Things Done) et ZTD (Zen to Done)

Getting Things Done (GTD) est une démarche d'organisation permettant d'atteindre un état de « productivité sans stress ». J'ai commencé en 2009 à implémenter cette méthode comme démarche d'organisation mais après quelque temps, réflexions, lectures diverses finalement j'ai modifié ma façon de faire pour appliquer plutôt la version Zen to Done (ZTD).

ZTD est, selon son auteur Léo Babauta, une variante « simplifiée » de GTD. Un GTD sauce Zen en quelque sorte.

GTD fait peur à beaucoup de gens car ils se sentent obligés en quelque sorte d'implémenter le système de manière exhaustive. Et beaucoup soit ne se lancent pas du tout dans l'aventure soit abandonnent en cours de route.

Léo Babauta propose dans ZTD de simplifier le système en se concentrant sur la mise en place progressive de 10 habitudes. Elles peuvent être toutes mises en oeuvre ou uniquement certaines. Ne mettre en place que certaines des habitudes sera déjà grandement bénéfique. La première des habitudes est de noter systématiquement ses idées, ce qui a fait l'objet du présent billet.

Pour en savoir plus lire «Zen To Done (ZTD): The Ultimate Simple Productivity System» (traduction française).

Crédit photos : fredpanassac (licence CC-BY-SA) et mcfarlandmo (CC-BY)