Jusqu'à récemment j'étais inscrit à plus de 80 listes, je recevais jusqu'à 500 courriels par jour (hors spam) dont une centaine sur mon adresse personnelle.
Deux à quatre fois par jour je récupère tous mes courriels sur mon ordinateur portable pour faire une session complète de traitement de mes courriels. Entre temps je suis quasiment branché en permanence à mon courriel que je lis directement sur le serveur.
Ce n'est pas une façon efficace de gérer son courriel. Consulter ses courriels de cette façon est chronophage, pousse à réagir immédiatement à des interruptions qui ne sont pas forcément urgentes et/ou prioritaires, perturbe la concentration et induit une fatigue mentale. Le flot de courriel entrant perturbe le planning de la journée. Cela peut être utile en cas de réelle urgence mais cela ne doit pas être une façon habituelle de gérer son courriel. Normalement, en fonction de son activité, on doit traiter ses courriels 2 à 3 fois par jour.
Je le sais pertinemment mais pour autant je n'applique pas ce principe. Il est temps de s'y mettre vraiment.
Déjà j'ai fait il y a quelques jours du tri dans mes inscriptions aux listes de discussions. J'ai supprimé la moitié de mes abonnements et pour certaines listes je suis passé en mode résumé (digest). Pour chaque liste je me suis demandé si mon inscription était vraiment utile pour une raison ou pour une autre par rapport à mes priorités du moment. J'ai programmé dans mon planning de refaire ce tri une fois par mois.
Concernant la lecture des courriels en direct sur le serveur je viens de faire un petit script qui chaque soir m'indique le nombre de fois que j'ai accédé à mes courriels. Je vais pouvoir ainsi voir concrètement les progrès que je fais.
1 De Sébastien Douche -
Salut Fred,
je ne sais pas si à la suite de la réunion lifehack mais c'est cool que tu réfléchisses ce point.
Peut être séparer le perso et le travail ? J'ai 2 comptes bien distinct et je pense que c'est une approche intéressante.
Perso, j'ai 3 façons de gérer le mail.
1. Une trés rapide qui me donne le nombre de mail en attente dans la inbox (cad sans classement auto) et le titre. Cette notif est sous Firefox, je sais donc souvent le nombre de mail en attente (mais on doit être capable de ne pas les lire, sinon cela ne sert à rien).
2. Une lecture rapide des mails si besoin pour connaitre leurs importances. J'assigne un label ou un marqueur.
3. Je traite les mails.
- Pour les mls, contrairement à toi, cela ne me perturbe peu car ils sont classés automatiquement et je lis seulement quand je le souhaite.
"Deux à quatre fois par jour je récupère tous mes courriels sur mon ordinateur portable pour faire une session complète de traitement de mes courriels. Entre temps je suis quasiment branché en permanence à mon courriel que je lis directement sur le serveur."
C'est la partie qui me gène le plus dans ta façon de gérer tes mails (en chapeau rouge ;). Pas d'argument donc, juste une sensation.
Une session présentation de nos méthodes de gestion de mails me semble une bonne idée pour la prochaine réunion lifehack.
Pour ma part, la philosophie de gmail (oui je sais) m'a vraiment simplifié la vie (labels, les marqueurs et le moteur de recherche intégré)
2 De Frédéric Couchet -
Pour le point 1. il faudra que tu me montres ça lors d'une prochaine réunion.
Les listes de discussions sont évidemment classées automatiquement dans des dossiers (ou groupes dans la terminologie Gnus) après rapatriement en local. Par contre lors de ma lecture sur le serveur il n'y a pas encore eu de classement.
Le choix de me désabonner de certaines listes étaient dicté par deux raisons principales :
- avoir moins de courriel lors de ma lecture sur le serveur, et moins de courriels à récupérer en local
- mais surtout car étant inscrit à de nombreuses listes de groupes de travail de l'April les animateurs du groupe ou les inscrits à la liste pouvaient penser que je suivais toute les discussions ou donc au courant de leur besoins éventuels ce qui n'était pas forcément le cas. En n'étant pas inscrit les besoins doivent m'être remontés en direct.