Laisser s'entasser les courriels dans sa boite de réception peut devenir accablant à la longue. De plus, n'oublions pas qu'une boite de réception n'est pas à priori un outil de gestion de tâches.

Ce qui est très chronophage dans le traitement des courriels c'est d'ouvrir un courriel, le lire une première fois, et le remettre en non-lu (ou lui mettre une étiquette) pour y revenir plus tard (pour y répondre ou pour préparer l'action à mener). Il faut être rigoureux et qu'un courriel ouvert doit immédiatement entrainer soit une réponse soit la création d'une tâche. Le courriel servant alors éventuellement de référence lorsque la tâche sera réalisée ou sera utile pour indiquer à l'expéditeur que la tâche a été réalisée.

Le principe d'« Inbox Zero » peut être d'un grand secours. Le principe est simple (enfin, dans la théorie) : ne laisser aucun courriel non lu et non traité dans sa boite de réception de courriels.

On ouvre sa boite de réception, on traite les courriels et il ne doit rester aucun courriel à la fin du traitement.

Chaque courriel peut bien sûr demander une action différente : répondre immédiatement, répondre plus tard (si la réponse prend du temps ou nécessite des éléments complémentaires), faire quelque chose (agir), transférer à quelqu'un d'autre (déléguer), archiver, effacer.

Je procède de la manière suivante :

  • je réponds immédiatement à chaque message dont la réponse peut être faite en moins de 2 minutes (ou quelques minutes maximum)
  • pour un message auquel je répondrai plus tard je crée une tâche dans mon gestionnaire de tâches avec comme titre l'action à mener, si nécessaire j'ajoute des informations complémentaires et un lien vers le message original
  • même chose pour un message qui doit entrainer une action de ma part : je crée une tâche dans mon gestionnaire de tâches avec comme titre l'action à mener, si nécessaire j'ajoute des informations complémentaires et un lien vers le message original
  • pour un message que je dois transférer pour déléguer, je transfère immédiatement aux personnes concernées et je crée une tâche dans mon gestionnaire de tâches avec comme titre une action de suivi (par exemple : "Relancer X à telle date pour la tâche Y) et un lien vers le message original

Ainsi, je vide ma boite de réception de courriels, j'ai traité immédiatement tout ce qui prend quelques minutes et pour le reste il y a des tâches créées dans mon gestionnaire de tâches.

Ce qui rend les opérations rapides c'est que j'utilise le même outil pour lire mes courriels et pour gérer mes tâches : Emacs. Je lis mon courriel avec Gnus et je gère mes tâches avec org-mode (qui sont deux modules d'Emacs). Créer une tâche dans org-mode à partir d'un courriel ne prend que quelques secondes avec le mode remember. Je peux ainsi créer en quelques secondes une tâche avec une date de réalisation, un lien vers le message original, le titre de la tâche étant correspondant automatiquement par défaut au titre du courriel. Exemple de configuration :

(setq org-remember-templates
      '(
        ("Tâche courriel" ?a "* TODO %^{Brief Description} %:subject\n %i\n Added: %U\n  %a\n" "~/fichier-org-mode" "Prochaines actions")
))

Je crois que Thunderbird par exemple permet le même type de création de tâches à partir d'un courriel.

Si vous pratiquez ou avez essayé ce principe n'hésitez pas à faire un retour d'expérience.